O final de ano é o momento que muitas empresas escolhem para fazer suas confraternizações. Em geral, esses eventos são para aproximar mais os colaboradores da empresa ou mesmo com outras empresas e públicos estratégicos. Por isso, a importância de se organizar antecipadamente para que tudo corra como esperado.

O primeiro passo para começar a planejar o seu evento é definir o dia e horário. Reúna sua equipe e discuta a melhor data para todos para não comprometer o trabalho.

E, se você não sabe qual é o momento ideal para iniciar a organização das festas de final de ano, vamos te ajudar:

Três meses antes

Comece definindo o orçamento. Por ser uma festa da empresa, a mesma deve arcar com os custos. Saber quanto está disposto a gastar é primordial para começar a organizar a sua comemoração.

Em seguida, faça a lista de convidados. Coloque o nome de todos os colaboradores e defina se eles poderão ou não levar acompanhantes (e quantos!).

Sabendo quanto pode gastar, quantas pessoas vão e as datas, comece a procurar o lugar ideal. Você pode optar por restaurantes, espaços próprios para eventos ou que reúna os dois – o que trará mais conforto e comodidade para você.

Já deixe reservado, pois em cima da hora não terá mais horários!

Dois meses antes

Escolha o buffet que será servido. O ideal, para não ter erros, é contratar profissionais capacitados para isso. Converse com a sua equipe, saiba o que gostam ou não de comer, e se alguém tem alguma alergia.

Defina também se terá ou não bebidas alcoólicas, quais sucos e refrigerantes.

A festa terá um tema? Será necessário contratar decorador? A hora de escolher é agora!

Entre em contato, faça orçamentos e veja qual se encaixa melhor em sua necessidade.

Saiba também se haverá contratação de um fotógrafo profissional ou não. Registrar esse momento é de extrema importância!

Envie convites online para seus colaboradores, com um “Save the date”, para que já fiquem avisados e se programem com antecedência.

Um mês antes

Confirme todas as atrações e local do evento. Tenha certeza de que tudo o que programou e planejou está dentro dos conformes. Se ainda estiver faltando algum serviço necessário, contrate imediatamente.

Convide pessoalmente. Assim, a pessoa se lembrará do compromisso!

No dia do evento

Acompanhe todos os fornecedores e tenha certeza de que está tudo dentro do planejado. Cheque o som, iluminação, decoração e buffet.

Imprima a lista dos convidados e monitore quem está ou não na festa.

Após o evento

Agora que tudo deu certo, é hora de compartilhar as fotos com quem foi e agradecer a todos.

Faça um balanço financeiro, veja se tudo foi como programado e prepare-se para os próximos eventos!

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